問題社員の指導方法

１　問題社員とは

問題社員とは、正式な用語ではありませんが、例えば、遅刻や無断欠勤を繰り返す、期待された能力を発揮できない、業務命令に従わない、セクハラやパワハラを繰り返すなど、様々な問題行動によって、会社に悪影響を与える社員をいいます。
問題社員への対応を放置した場合、他の社員のモチベーションの低下や、職場のモラルの低下などが生じ、会社の生産性が下がります。また、ハラスメントを放置すると、職場環境配慮義務違反があるとして、会社に対して損害賠償を請求されることもあります。

２　問題社員の増加の背景事情

一概には言えませんが、ハラスメントという用語が一般的に用いられるようになり、被害者意識が生まれやすくなったこと、人手不足によりこれまで採用が見送られていた人も採用される機会が増えたこと、テレワークの普及などによる仕事に対する意識の多様化や対面でのコミュニケーション不足による弊害などが考えられます。

３　問題社員の類型

代表的なものとして、以下の類型があります。

(1) 遅刻や無断欠勤を繰り返す

遅刻、早退、無断欠勤を繰り返す場合、まずは理由を確認する必要があります。病気などのやむを得ない理由がない場合は、その都度指導を行います。

(2) 能力不足

勤務成績が会社の求める能力に足りない場合、指導・教育により能力の改善・向上の機会を与える必要があります。求める能力は、これから経験を積んでいく新卒社員と、一定の能力があることを前提に中途採用された社員とで異なることもあります。

(3) 業務命令に従わない

業務命令に従わない場合は、命令の内容を文書化するなどして明確にして、注意・指導を繰り返します。

(4) ハラスメントを行う

セクハラ、パワハラ等のハラスメントを行う場合、必要なのはハラスメントがあったことの確認です。メール等の客観的な証拠の確保や関係者からの聞き取りによりハラスメント行為を認定します。

４　問題社員への対応

(1) 問題社員へ指導した内容・結果を書面に残しておくこと

問題社員の問題行動の内容を正確に把握し、記録しておくことは当然の前提となります。
その上で、問題社員へ指導した内容・結果を記録しておくことが重要です。この点の記録化が十分でないために、裁判所に、問題社員であること、さらには、問題社員に対する解雇等の対応が正当なものであることを認めてもらえないケースが後を絶ちません。
注意・指導をするときは、できる限り書面で行い、どのようなミス等があったのか、どのような注意や指導をしたのかをなるべく具体的に記載しておくことが必要です。その内容を伝えたことが分かるように、会社の控えにサインをもらっておくのもよいでしょう。
なお、問題行為がハラスメントの場合は、問題社員と被害を受けた社員を引き離すため、配置転換を行うこともあります。
注意・指導は、再度の問題行動があるたびに繰り返し行い、前回指摘した改善方法を行っているか、行っているのであれば、それでも改善されない理由を確認します。この場合、始末書や誓約書を提出させることも考えられます。なお、指導をするときに、感情的になって怒鳴りつけたり、一つのミスを延々と注意し続けたりすると、パワハラといわれる恐れがあります。このようなことにならないよう、二人体制で面談を行うことがよいでしょう。

(2) 解雇以外の懲戒処分

問題社員に対し、注意・指導を実施しても改善されず、今後も改善の見込みがないなどの場合は、懲戒処分を検討することになります。
懲戒処分を課すためには、就業規則に懲戒処分についての規定があることが大前提です。解雇以外の懲戒処分には、一般に、軽いものから戒告（けん責、訓戒）、減給、出勤停止、降格があります。
懲戒処分は、問題行為の性質及び態様その他の事情に照らして、客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当なものであることが必要です。問題行為が認定できることは当然ですが、問題行為に比して懲戒処分が重すぎたり、過去の類似案件と比べて均衡を失していたりすると、懲戒処分は相当性を欠くものとして無効とされてしまいます。

(3) 退職勧奨

会社として、問題社員に退職してもらいたい場合は、退職勧奨を行うことになります。普通解雇であれ懲戒解雇であれ、問題社員を解雇すると、後に裁判で争われ、解雇が無効とされるリスクがありますので、退職勧奨をして合意退職となるのがベストです。
もっとも、退職勧奨は、任意の退職を促すものであり、それ自体は直ちに違法とはなりませんが、問題社員が合意退職を拒絶しているにもかかわらず、執拗に退職勧奨を繰り返したりすると、違法となることがあるので注意が必要です。

(4) 普通解雇・懲戒解雇

合意退職に応じてもらえない場合、最後の手段として解雇を選択することになります。普通解雇であれ懲戒解雇であれ、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない場合は無効となります。

５　最後に

問題社員に対しては、注意・指導の積み重ねが大切です。問題社員への指導方法についてお困りの方は、労務問題に詳しい弁護士にご相談ください。
以　上