未払い残業代を請求された際の反論ポイント

１．残業代請求を受けたときのリスク

(1) 敗訴可能性

未払い残業代を請求されて労働審判や訴訟になると会社側が敗訴する可能性が高いケースが圧倒的に多いです。金額について争いはあるけれども、金額はさておき未払い残業代自体は発生してしまっているという事案が多く見受けられます。

(2) 遅延損害金・付加金

労働審判や訴訟になると、未払い残業代に加えて遅延損害金や付加金を従業員から請求されるおそれがあります。会社が支払わなければならない遅延損害金は、請求した従業員が在籍している場合は年３％、すでに退職している場合は年１４．６％にもなるため、遅延損害金の金額を抑えるためには1日も早く訴訟を終結させることが必要です。
また、裁判所で未払い残業代が悪質と判断された場合、本来の残業代の額と同額までの範囲で「付加金」というペナルティの意味合いを持つ金銭の支払いを命じられることがあります。

以上の遅延損害金や付加金が認められてしまうと企業にとってかなりの痛手となってしまいます。また、一人の従業員から残業代請求された後、これを知った他の複数の従業員からも残業代請求をされることがあることや、残業代請求をされていることが世間に知られてしまうとイメージの低下につながってしまう可能性があります。

２．未払い残業代を請求された際の反論ポイント

(1) 従業員主張の労働時間に誤りがある

この反論は、従業員が残業をしたとして請求している時間が実際の労働時間以上に過大に請求されているということを根拠とする反論です。例えば、勤務時間中に喫煙休憩を頻繁に取っていた場合や執務を実際に行っていなかった等の反論をしていくことになります。

(2) 残業を禁止していた

残業が禁止されている会社や、残業する際には上司の許可がいる会社の場合、残業を許可していないため、残業代が発生していない旨の反論をすることが考えられます。ただし、従業員が許可なく残業していることを会社側が把握しつつも注意や指導をしなかったり、明らかに定時で仕事を終えることができないほどの量の業務を命じていたりすれば、黙示の命令があったと認定されてしまう可能性があります。

【東京高裁平成１７年３月３０日判決】

使用者の明示の残業禁止の業務命令に反して、時間外または深夜にわたり業務を行ったとしても、労働時間とならないとしました。この裁判例は、会社が残業禁止命令を発し、残務がある場合は役職者に引き継ぐことを徹底していたので、これ以降に業務を行ったとしても、使用者の指揮命令下にあるといえないとしました。

(3) 管理監督者であり残業代が発生しない

労働基準法でいう「管理監督者」にあたる場合は、残業代を支払わなくてもよいとされています。そのため、当該従業員が部長や店長といった管理職であり、管理監督者にあたる場合は、残業代の支払いは不要と反論することができます。ただし、管理監督者は非常に狭く定義がされており、管理監督者であることが認められるためには、その従業員が経営者と一体となって会社経営に関わっていること、出退勤の裁量が広く労務管理を受けていないこと、立場に見合った給与を受け取っていること等が条件になります。

【大阪地裁平成２７年１２月２５日判決】

飲食店であるクラブを多数運営する会社のナンバー２である取締役兼管理本部長が管理監督者であるとしました。この裁判例は、①対外的に会社を代表して会議に出席し、対内的に各部門を統括して業務執行の責任を負い、労務管理を行う権限を有していたこと、②労働時間に関して裁量を有していたこと、③高額の報酬を受け取っていたこと等から、経営者と一体的な立場にあったとして管理監督者に当たるとしています。

(4) 請求されている残業代について消滅時効が完成している

残業代については、給与支払日の翌日から起算して「３年」で消滅時効にかかります。そのため、残業代請求をされた場合には、最初にいつの時点での未払い残業代を請求しているのか確認しましょう。

(5) 固定残業代を支払い済みであるケース

固定残業代（定額残業代）が導入されている場合、決められた残業時間内での時間外労働については、既に残業代は支払い済みとなります。
ただし、きちんとした定め方をしないと無効となってしまい、固定残業代として支払っていたものが基本給に含まれる前提で賃金が計算され、結果として高額な未払残業代が生じてしまいます。

【最高裁平成３０年７月１９日判決】

薬剤師として勤務している労働者に対し、基本給の他にみなし時間外手当として支払っていた業務手当が固定残業代に当たるとしました。この判例は、賃金規定等に業務手当が時間外労働に対する対価として支払われる旨が記載されていたことや業務手当の額が約２８時間分の時間外労働に相当し、実際の時間外労働の状況と大きく乖離していなかったことなどから、固定残業代に当たるとしました。

(6) みなし労働時間制が適用されるケース

取材記者や営業職の従業員などについて「労働時間を算定し難いとき」には所定労働時間の労働をしたものとみなされます。社外で勤務している従業員からの残業代請求に対して「みなし労働時間制の適用により残業代は発生していない」との反論が出来るケースがあります。

ただし、みなし労働時間制は、使用者の労働時間算定義務を免除する者であり、「労働時間を算定し難いとき」に当たるとした裁判例は多くありません。

【東京地裁平成２５年５月２２日判決】

出張や直行直帰した労働者について、事業場外労働のみなし時間制が適用されるとしました。この裁判例は、上司が具体的な指示命令を出しておらず、事後的に具体的な報告をさせているわけでもなく、出張時のスケジュールも決まっていないことなどから、具体的な指揮監督が及んでいないとしました。

３．残業代請求の内容証明が届いた場合

突然従業員や元従業員の代理人弁護士から内容証明郵便が届いたとき、どのように対応すればよいか混乱されるかと思います。内容証明郵便が届いたときにやるべき対応とやってはいけない対応があります。

(1) すぐに相手方代理人に連絡をする

内容証明郵便には１週間以内に数百万円を支払え、法的手段、といった単語が記載されておりすぐに相手方代理人に連絡を取ってしまうケースがあります。しかし、事前準備なく相手方代理人に連絡を取ってしまうと、こちらにとって不利な事情を話してしまう可能性があります。そのため、相手方代理人に連絡を取る際にはこちらも事前準備をしっかりと行うべきです。

(2) 他の従業員に伝える

内容証明が届いたとき、他の従業員に事実確認のため事情を聞いたり、説明したりすることは、かえって紛争を拡大してしまう虞があるためお勧めできません。そのため内容証明が届いた際にはまず経営陣のみで情報共有し、弁護士に相談するという流れがベストです。

以上のやってはいけないことをご理解していただき、内容証明が届いた場合にはすぐに弁護士にご相談ください。また弁護士へご相談される際には届いた内容証明の他、就業規則、賃金規程、雇用契約書、労働条件通知書、給与台帳、タイムカード、出勤簿、会社の組織図等をご持参いただければより詳細に助言することができます。

４．残業代請求訴訟を提起された場合

交渉段階で弁護士を選任せず、労働者側と交渉が決裂した場合に裁判所から労働審判や民事訴訟の書類が届くことがあります。中には事前の交渉なく突然労働審判や民事訴訟が提起されるケースもあります。交渉段階から弁護士を選任し対応している場合には、訴訟等は引き続き弁護士に対応してもらうという流れが一般的です。

裁判所から書類が届くととても困惑されるかと思いますが、落ち着いて行動してください。すぐに弁護士に連絡をし、労働審判や民事訴訟の対応に関する打合せを行い、適切に行動できるよう備えてください。