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【弁護士解説】メンタル不調を訴える社員への対応手順と「私傷病休職」の注意点

近年、職場におけるストレスやメンタルヘルスの不調を理由に、欠勤や休職を申し出る社員が増加しています。経営者や人事担当者にとって、メンタル不調を訴える社員への対応は非常に繊細かつ判断が難しい問題です。

対応を一歩間違えると、「会社による安全配慮義務違反」を問われたり、復職や退職を巡って泥沼の労務トラブルへ発展したりするリスクがあります。本記事では、メンタル不調を訴える社員が出た際の正しい初期対応の手順から、私傷病休職制度を運用する上での注意点まで、企業側の視点で弁護士が詳しく解説します。

1. メンタル不調を訴える社員が出た際の初期対応手順

社員から「メンタル不調で働けない」と申告があった場合、または急な遅刻・欠勤が目立つようになった場合、会社は感情的な判断を避け、客観的な事実に基づいた手順で対応する必要があります。

手順①：面談の実施と事実確認

まずは、本人との面談を実施します。ここでは詰問するのではなく、現在の状態や業務への影響、体調不良の原因が業務内（ハラスメントや過重労働など）にあるのか、業務外にあるのかをヒアリングします。面談の記録（日時、発言内容）は、後々のトラブル防止のために必ず詳細に残しておきましょう。

手順②：医師の「診断書」の提出を求める

口頭での申し出だけで安易に長期休暇を認めたり、反対に業務を強制してはいけません。必ず医療機関（精神科や心療内科）が発行した主治医の診断書の提出を求めてください。

診断書に「休業を要する」と記載されている場合は、一度安全配慮義務の観点から業務から離れさせる判断が必要になります。

手順③：業務起因（労災）か私傷病かの切り分け

不調の原因が「仕事の負荷や職場環境」にあると主張されている場合、単なる私傷病として扱うと、後から「労災隠し」や「安全配慮義務違反による損害賠償」を主張される危険があります。労働環境や勤務時間データ（残業時間など）を早急に確認し、業務との因果関係の有無を把握することが不可欠です。

業務外の原因によるメンタル不調（私傷病）の場合、就業規則に基づいて「私傷病休職」を適用します。休職は労働基準法で一律に定められた制度ではなく、会社の就業規則の規定に基づいて運用されるものです。

休職命令を出す前に、自社の就業規則が以下のポイントを網羅しているか確認してください。

規則が曖昧なまま休職に入らせてしまうと、休職期間のカウントを巡って争いになるケースが多発します。

休職に入る際は、口頭連絡で済ませず「休職通知書」を書面で本人に交付します。通知書には、「休職期間の開始日と満了日」「休職中の連絡方法（定期報告の頻度）」「復職の条件」「手当（傷病手当金）の手続き方針」を明記し、本人に交付した受領印をもらっておくことが重要です。

メンタル不調による休職で最もトラブルが発生しやすいのが、「復職」の可否を判断する段階です。

休職中の社員から「主治医から復職許可の診断書をもらったので復職したい」と申し出があった際、そのまま復職させるのは非常に危険です。

主治医は「日常的な生活ができるか」「患者（社員）本人が復職を望んでいるか」を基準に診断書を書くことが多く、「会社が求めるレベルの業務（職務遂行能力）に耐えられるか」まで考慮していないケースが多いためです。

1. 会社の産業医（または指定医）へのセカンドオピニオン実施 主治医の診断書に加え、会社の産業医（または指定医）による面談を実施し、社内での業務遂行に耐えうる状態か判断します。
2. リハビリ出社や試行出社の活用 いきなり元のフルタイム勤務に戻すのではなく、短時間勤務や負荷の少ない業務から段階的に慣らす期間を検討します（制度化されている場合は就業規則に基づきます）。