懲戒処分の進め方・流れ

第１　初めに

問題行動を起こした労働者に対して、懲戒処分を行いたいが、具体的にどのように進めればいいのか分からないとお悩みの方は多くいらっしゃるのではないでしょうか。
たとえ問題行動を起こしたとしても、会社として自由に懲戒処分を行えるわけではなく、そこには厳格なルールが存在します。そして、このルールに違反すればせっかく行った懲戒処分も無効となってしまいます。
そこで今回は、懲戒処分を科す際の具体的な進め方・流れについて解説していきます。

第２　懲戒処分とは

１　懲戒処分の要件

そもそも、懲戒処分とは、会社が定めた秩序（ルール）に労働者が違反した場合に、その労働者に対して科す制裁罰のことを指します。ただし、労働者にルール違反の行為があったとしても、自由に懲戒処分を行えるわけではありません。
具体的には、以下の要件を満たす必要があります。

①就業規則等に懲戒処分をすることの根拠規定が存在すること
→具体的には、どういう場合に懲戒処分が行われるのか、どのような種類の懲戒処分がなされるのかを定めておく必要があります。

②当該処分が権利の濫用にあたらないこと
→当該処分について、客観的に合理的な理由が存在しない、もしくは、社会通念上相当といえない場合には、権利の濫用として、当該処分は無効となってしまいます（労働契約法１５条）。この判断に当たっては、労働者が起こした問題行動の内容や会社に与えた影響、過去の懲戒処分との均衡、問題行動後の労働者の様子などが考慮要素となります。

③刑事手続で妥当する諸原則を満たすこと
→懲戒処分が刑事処罰に近い性格を有していることから、懲戒処分を行う際には、労働者に対して弁明の機会を与えるなど、適正なプロセスを踏む必要があります。

２　懲戒処分の種類

懲戒処分には、けん責・戒告、減給、出勤停止、降格、諭旨解雇、懲戒解雇など様々なものがあり、会社はこれらの中から、労働者がした行為に見合う処分を検討する必要があります。

第３　具体的な進め方・流れ

１　就業規則の確認

前述の通り、懲戒処分を行うためには、就業規則にその根拠規定が定められていなければなりません。そこで、会社は、懲戒処分を行う前提として、まず就業規則を確認する必要があります。
就業規則に懲戒処分についての記載がない場合、そもそも懲戒処分を行うことはできません。また、懲戒処分の種類として、出勤停止を定めていない場合には、出勤停止を科すこともできないため、注意が必要です。

２　事実関係の調査

就業規則を確認したら、次は、事実関係を調査します。
問題行動を起こした張本人のみならず、他の労働者や関係者からも事情を聞き取って、労働者の行った行為が、就業規則に定められた懲戒事由に該当するのかを判断します。
聞き取りの際には、いつ、どこで、だれが、どのような行為を行ったのか詳細に確認し、必ず書面等に記録しておくようにしましょう。

３　弁明の機会の付与

問題行動を起こした労働者からの聞き取りにおいては、事実確認のみならず、本人の言い分に耳を傾ける必要があります。
この点、就業規則に弁明の機会を付与することについての規定がない場合、弁明の機会を与えなかったからといって、直ちに懲戒処分が違法・無効となるものではないと判断した裁判例もあります。
しかし、適正なプロセスの実現という観点からすると、弁明の機会を付与するということは極めて重要な手続ですので、事後的なトラブルを防止するという意味でも、就業規則に定められているかどうかにかかわらず、行っておくべきでしょう。

４　処分の決定

労働者の弁明内容を踏まえ、懲戒処分の種類・内容を決定することになります。
もし、就業規則等で懲戒委員会を設けている場合には、同委員会の決議を経る必要があります。委員会を開催した場合には、議事録を作成し、保管しておきましょう。

５　労働者に対する通知

最後に、決定した処分内容を労働者に通知することになります。
通知方法について、法律で特段制限されているわけではないため、口頭で行うことも可能です。しかし、会社としては、処分の内容のみならず、懲戒処分の該当行為、就業規則の根拠条項、処分の理由・経緯について、労働者に伝える必要があります。
そこで、書面をもって通知すべきでしょう。

第４　終わりに

今回は、懲戒処分の具体的な進め方・流れについて解説いたしました。
たとえ、労働者が重大なルール違反を行ったとしても、手続に問題があれば、その処分自体無効となってしまうおそれがある以上、慎重に行う必要があります。
そこで、懲戒処分を検討している経営者の方は、この分野に詳しい弁護士に事前にご相談されるのがよいでしょう。